We zijn blij dat je ervoor hebt gekozen om Minuba GO! te gebruiken om jouw bedrijf te runnen. Dit is de opstartgids om je op weg te helpen.
Je kan lezen over:
Als je nog geen Minuba GO! account hebt aangemaakt, kun je dat hier gratis doen!
Om snel en gemakkelijk aan de slag te kunnen met het aanmaken van orders en het versturen van facturen, is het belangrijk dat je met het invullen van je bedrijfsinstellingen begint.
Vergeet niet: je kunt altijd teruggaan en informatie corrigeren of toevoegen in jouw ‘Bedrijfsinstellingen’.
Instellingen >> Bedrijfsinstellingen.
Vul je contactgegevens in: Bedrijfsnaam, KvK-nummer, postcode en plaatsnaam onder jouw ‘Bedrijfsgegevens’ in MinubaGO!
De contactgegevens worden onder meer gebruikt als voettekst (Logo en documentlay-out) op jouw offertes, bestellingen en facturen, tenzij je anders hebt aangegeven.
Het is daarom een goed idee om het e-mailadres van jouw bedrijf in het veld ‘mail’ te schrijven, als je dit adres wilt gebruiken voor communicatie met klanten.
Vul onder jouw bankgegevens jouw registratienummer, IBAN-nr. en rekeningnummer in, evenals de naam van je bank.
De bankgegevens verschijnen op je factuur, zodat je geld van je klanten kunt ontvangen.
Je kunt deze informatie altijd wijzigen onder de bedrijfsinstellingen. Bijvoorbeeld als je van bank of van rekening gaat veranderen.
Voer op het tabblad ‘Betalingstermijn’ onder ‘Facturatie’ onder ‘Bedrijfsinstellingen’ de betalingstermijn in, evenals jouw standaard herinneringskosten en maandelijkse rente op het factuurbedrag.
Hier geef je ook de gewenste winstopslag op materialen aan.
Onder ‘facturen’ onderaan het tabblad ‘Facturatie’ bepaal u welke informatie er op jouw factuurregels moet staan.
Het kan bijv. de naam van de medewerker zijn, die bij de factuurregels met tijdregistraties op de factuur moet staan.
Hierna helpen we je met het:
Onder ‘Instellingen en Administratie’ in jouw Minuba GO! vindt je jouw ‘groothandelsovereenkomsten’.
Hier heb je de mogelijkheid om groothandelsovereenkomsten toe te voegen en te activeren en zo toegang te krijgen tot de productcatalogus van de groothandel, evenals de mogelijkheid om jouw kortingsovereenkomsten te laden en inkoopfacturen te ontvangen.
Selecteer de groothandels door op ‘Toevoegen’ te klikken.
Solar zijn beschikbaar.
In Minuba GO! heb je de mogelijkheid om je eigen materialen te creëren. Het kunnen bijv. uurtarieven, toeslagen of materialen zijn, die je veel gebruikt.
Op die manier kun je ze gemakkelijk vinden, wanneer je onderweg bent.
Je voegt nieuwe materialen toe door op ‘Administratie’ te klikken in jouw Minuba GO! en vervolgens het tabblad ‘Materialen’ te selecteren.
Klik onderaan op + en vul de velden in.
Let op: Indien het materiaal gebruikt gaat worden voor tijdregistratie (uurtarief) bij het registreren van materialen of uren op een bestelling, is het belangrijk dat je voor ‘Gebruik voor tijdregistratie’ kiest.
Laat je boekhoudprogramma ”praten” met Minuba GO! en bespaar tijd met automatische overdrachten van facturen.
Je vindt je boekhoudprogramma onder de tab ‘Administratie’ en ‘Financieel systeem’.
Snelstart en Visma eAccounting binnenkort beschikbaar.
Nu hebben we je geholpen bij het instellen van je ‘Bedrijfsinstellingen’ en je ‘Administratie’. Je bent nu dus klaar om je eerste offerte of order te maken.
Hieronder helpen we je daarom naar:
De werkbon wordt automatisch aangemaakt, wanneer je je offerte of order hebt goedgekeurd.
Heb je een klant die graag een offerte wil voor vervanging van een oud toilet, aanpassingen aan de centrale verwarming of een nieuwe oprit?
Maak de offerte dan eenvoudig en snel aan in de app en stuur hem direct naar je klant.
1) Klik in de app op ‘conceptorder en offertes’ en klik op + rechtsboven.
2) Selecteer ‘Offerte’ en klik op ‘Klant toevoegen’.
– Indien de klant nog niet is aangemaakt in jouw Minuba GO!, moet hij eerst worden aangemaakt. Dit doet je door op ‘Nieuwe klant aanmaken’ te klikken.
3) Selecteer de relevante klant en vul vervolgens de rest van de gegevens in jouw offerte in.
4) Kies of het een vaste prijs moet zijn of een order op basis van verbruik/regie.
Zodra de klant je offerte heeft geaccepteerd, ga je in de app naar ‘Conceptorder en offertes’. Klik op de ‘Offerte goedkeuren’ in het drop-down menu ‘Status’. Je hebt nu de mogelijkheid om een orderbevestiging per e-mail te versturen.
Heeft de klant je offerte al geaccepteerd en je gevraagd het afgesproken werk uit te voeren?
Dan heb je de mogelijkheid om deze als order aan te maken in Minuba GO!
1) Klik in de app op ‘Conceptorder en offertes’ en klik op + in rechtsboven.
2) Selecteer ‘Order’ en klik op ‘Klant toevoegen’.
– Indien de klant nog niet is aangemaakt in Minuba GO!, moet hij eerst worden aangemaakt. Dit doet u door op ‘Nieuwe klant aanmaken’ te klikken.
3) Selecteer de relevante klant en vul vervolgens de rest van de gegevens in je order in.
4) Kies of het een vaste prijs moet zijn of een order op basis van verbruik/regie.
Let op: Wanneer je de order goedkeurt, heb je de mogelijkheid om de orderbevestiging per e-mail te sturen. Vink eenvoudig ‘Verzenden per e-mail’ aan voordat je rechts onderaan op ‘Goedkeuren’ klikt.
Moet je uren registreren op een werkbon? Of moet jouw werknemer zijn afwezigheid registreren?
Het is gemakkelijk en snel gedaan in Minuba GO!
Er zijn drie verschillende soorten urenregistratie in Minuba GO!
Begin altijd door in de app op ‘Mijn tijd’ te klikken. Klik op de kalender en selecteer de datum, waarop je jouw uren of afwezigheid wilt registreren.
Indien de uren als ordergerelateerd op de werkbon moeten worden geregistreerd, selecteer je eenvoudig de werkbon in het vervolgkeuzemenu.
Indien de uren niet ordergerelateerd zijn, selecteer dan geen werkbon in het veld ‘Werkbon’.
Indien de uren als afwezigheid geregistreerd moeten worden, selecteer dan simpelweg ‘Afwezigheid’ onder ‘Reg. type’.
Let op: Ordergerelateerde uren kunnen ook direct via de werkbon van de betreffende order worden geregistreerd. Klik op + onderaan op de werkbon en selecteer ‘Urenregistratie’. Vul de velden in en klik op ‘Opslaan’ of ‘Opslaan en nieuwe toevoegen’ als je meer uren wilt toevoegen.
Met Minuba GO! kun je je werk documenteren door foto’s of andere documentatie te uploaden, zoals bijv. tekeningen op een werkbon.
Je voegt foto’s toe aan de app door onderaan op het werkblad op + te klikken en vervolgens ‘Documentatie’ te selecteren.
Gebruik de functie ‘Foto maken’ als je een voor/na foto wilt maken van jouw werk met de camera in je telefoon. Om een foto uit je fotoalbum te uploaden, klikt je op ‘Fotoalbum’.
Let op: Als je tekeningen of andere documentatie op de werkbon wilt uploaden, moet je via een computer inloggen in Minuba GO!.
Met Minuba GO! is het makkelijk om documenten te verwerken en kwaliteitsborging van je werk uit te voeren.
Via de app en de site krijg je direct toegang tot digitale en
1) Klik op de werkbon (de order) in de app. Klik op de pijl ‘Kwaliteit’, die je in de workflow bovenaan in de app kunt zien.
2) Klik op het ‘Kwaliteitsborgingsdocument’ om het in te vullen.
– De relevante/bijbehorende kwaliteitsborgingsdocumenten worden onder het zoekveld vetgedrukt zwart gemarkeerd.
3) Nadat je je kwaliteitsborging hebt ingevuld, klik je op ‘Opslaan’ rechts onderaan in de app.
1) Klik op de werkbon (order) in je app.
2) Klik op + onderaan het scherm
3) Selecteer ‘Aantekeningen’
4) Kies of het een ‘Opmerking bij werkbon’ of ‘Opmerking bij klant’ betreft.
Een ‘Opmerking bij werkbon’ wordt alleen weergegeven op de order, waarop ze zijn geschreven.
Terwijl een ‘Opmerking bij klant’ op de klant zelf wordt aangemaakt en op alle volgende orders voor die klant zal worden weergegeven.
Nu je meer weet over de basisfuncties van Minuba GO! ben je klaar om je eerste factuur naar je klant te sturen.
I følgende guider vi dig derfor til:
We hebben het gemakkelijk voor je gemaakt om in Minuba GO! je factuur met een paar klikken te verzenden!
Dankzij de pijlen bovenaan in de app (op de werkbon) hebt je altijd het totale overzicht van de order.
1) Is de klus gedaan, maar niet gesloten?
Klik op ‘Taak’, selecteer ‘Status’ en ‘Voltooid’ op de werkbon. Dan wordt je klus weergegeven onder ‘Klaar’ in jouw ‘Overzicht’ en kunt u de klus nog steeds bewerken in je app.
2) Wanneer de klus volledig is afgesloten, ga dan naar ‘Taak’ en selecteer ‘Status’ en vervolgens ‘Afsluiten en factureren’. Dan wordt de klus volledig afgesloten en wordt je doorgestuurd naar een factuur concept.
Heeft u vragen? Veel antwoorden vindt je in de lijst met veelgestelde vragen.
Indien je geen antwoord op jouw vragen kunt vinden, kunt je altijd een e-mail met jouw vraag sturen naar support@minubago.nl.